RASCI - MA TRẬN PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM
RASCI là viết tắt của 5 từ Responsible – Accountable – Supportive – Consulted – Informed. Mỗi chữ cái trong RASCI đại diện cho một mức trách nhiệm công việc trong một dự án.
RASCI là gì? Ma trận phân công trách nhiệm là một sơ đồ hiển thị vai trò và trách nhiệm của các nguồn lực được sử dụng trong quản lý dự án.
Sử dụng RASCI giúp bạn:
- Loại bỏ các yếu tố gây nhầm lẫn trong một dự án.
- Trả lời cho câu hỏi “Ai đang làm gì?” ở bất cứ thời điểm nào.
RASCI là viết tắt của 5 từ Responsible – Accountable – Supportive – Consulted – Informed. Mỗi chữ cái trong RASCI đại diện cho một mức trách nhiệm công việc trong một dự án.
Responsible – Trách nhiệm thực thi – RASCI:
- Đây là người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi công việc để đảm bảo dự án được hoàn thành.
- Tùy vào độ lớn của dự án mà bạn có thể phân công một người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi hay nhiều hơn.
Accountable – Trách nhiệm giải trình – RASCI:
- Đây là người ủy quyền công việc cho người/nhóm Responsible.
- Là người chịu trách nhiệm cuối cùng đối với việc thành hay bại của một dự án.
- Chỉ có duy nhất một người chịu trách nhiệm giải trình cho bất kỳ dự án khác nhau nào.
Supportive – Hỗ trợ – RASCI:
- Những người hỗ trợ cung cấp các tài nguyên và nguồn lực cho người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi.
- Người/nhóm hỗ trợ sẽ có cùng mục tiêu với người/nhóm thực thi. Đây là 2 vai trò liên tục được kết nối với nhau đến khi dự án hoàn thành.
Consult – Tham vấn – RASCI:
- Những người tham vấn có trách nhiệm cung cấp thông tin, ý kiến cho người/nhóm Responsible.
- Thông tin cung cấp dựa trên việc nó sẽ ảnh hưởng như thế nào đến dự án trong tương lai.
Inform – Thông báo – RASCI:
- Các thành viên trong nhóm thông báo đơn giản là được người/nhóm R cập nhập về tiến độ và nguồn lực của dự án.
Khi nào sử dụng RASCI cho dự án của bạn?
RASCI phục vụ tốt cho nhiều loại dự án. Nhưng RASCI đặc biệt hữu ích khi các nhiệm vụ yêu cầu nhiều tài nguyên, chạy đồng thời và phụ thuộc lẫn nhau.
Một số tình huống mà ma trận phân công trách nhiệm trở nên hữu ích:
- Có xung đột về quyền sở hữu nhiệm vụ và ra quyết định.
- Quá trình ra quyết định hoặc phê duyệt có thể thúc đẩy dự án.
- Khối lượng công việc dự án có vẻ như không được phân bổ đồng đều.
- Nhóm có sự thay đổi về nhân sự và cần nhanh chóng đưa ai đó vào vị trí mới.
Quy trình lập ma trận RASCI trong quản lý dự án
Ma trận RASCI cho từng cá nhân/tổ chức thường được biểu diễn thông qua bảng tính Excel. Để lập ra một ma trận phân công trách nhiệm có chất lượng tốt cần trải qua 3 bước như sau:
- Liệt kê tất cả các nhiệm vụ, sự kiện quan trọng và quyết định vào cột bên trái.
- Nhập tất cả các vai trò của dự án hoặc tên thành viên/tổ chức vào hàng trên cùng.
- Đối với mỗi nhiệm vụ, giám đốc dự án sẽ là người chỉ định một giá trị RASCI cho từng vai trò hoặc người trong nhóm.
Một ví dụ về ma trận RASCI trong một nhóm nhỏ.
Quy tắc trong ma trận phân công trách nhiệm
Để sử dụng RASCI dễ dàng và hiệu quả hơn, bạn nên tuân thủ một số quy tắc đơn giản dưới đây:
- Mọi nhiệm vụ và công việc đều có ít nhất một người/nhóm R.
- Chỉ có duy nhất một người A để cho phép đưa các quyết định rõ ràng và thống nhất.
- Không có thành viên hay tổ chức nào trong dự án bị quá tải với quá nhiều nhiệm vụ.
- Mỗi thành viên hay tổ chức trong dự án đều có một vai trò trong mỗi nhiệm vụ.
- Nếu bạn có vai trò là người tham vấn trong nhiều nhiệm vụ, hãy đảm bảo rằng bạn có một cách dễ dàng và gọn nhẹ để cung cấp thông tin.
PLT SOLUTIONS
Nguồn: Tổng hợp Internet